Na akci byly pozvány všechny evropské národní společnosti Červeného kříže a Červeného půlměsíce. Ne každá země ale má možnost vyslat soutěžní družstvo. V roce 2003 se soutěže v Praze zúčastnilo 25 soutěžních družstev.
Každá národní společnost zároveň vyslala jednoho svého zástupce a jednoho rozhodčího pro soutěž. S každým družstvem rovněž přijela řada fanoušků, kteří soutěž shlédli. Celkem jich bylo 275.
Pro organizační zajištění soutěže byla potřeba spousta personálu. Soutěž připravovali dobrovolníci, a to bez nároku na odměnu. Ruce k dílu připojilo 76 figurantů, 34 rozhodčích, 22 maskérů, 27 hostesek a spousta dalších organizačních pracovníků.
S organizací pomáhala také řada externích spolupracovníků, zejména Armáda ČR, dobrovolní hasiči, záchranná služba.
Jako místo konání soutěže bylo zvoleno Pražské výstaviště. Umožňuje totiž, aby soutěž mohlo shlédnout co nejvíce diváků.
